Begin december kreeg ik een telefoontje van Agriterra. Of ik interesse had om een week door te brengen op een cacao-coöperatie in Uganda. Om daar samen met de staf te werken aan verbetering van hun financiële management. Natuurlijk had ik interesse. Eind januari was het zover. Tijdens de week verscheen ergens op Twitter een foto met als onderschrift ‘another day at the office for Pieteke Atsma’. Dat was het zeker niet. Het was een week om niet te vergeten!
Semuliki is een snel groeiende organisatie, waarbij alles in het teken staat van cacao. Kleinere coöperaties (groepen) kunnen lid worden. Inmiddels heeft Semuliki zo’n 25 groepen als lid en worden de belangen van 3.000 boeren behartigd. Semuliki koopt cacao in van deze groepen. Door de cacao gezamenlijk te vermarkten wil Sumuliki hogere prijzen realiseren voor de boeren. Dit is de belangrijkste manier voor Semuliki om welvaart te creëren, maar er worden ook andere activiteiten ontplooid.
Op de werkvloer
Gedurende de week is het een komen en gaan van mensen. Er heerst een prettige sfeer. Bijna iedere dag werd er cacao gebracht. De cacao wordt gewogen en de vochtigheid wordt gemeten. Kwitanties worden uitgeschreven en ondertekend. Er vinden betalingen plaats. Dagwerkers doen de cacao in speciale exportzakken. Deze (sterke) mannen krijgen per zak betaald. Vervolgens wordt de cacao getransporteerd naar Kampala, zo’n 300 kilometer verderop.
Hoge omzet, beperkte marge
Dankzij een lening van de Rabobank (september 2014) is de omzet enorm gestegen. Door dit werkkapitaal kunnen de boeren sneller betaald worden. Vaak is tijdigheid van betaling belangrijker dan een hoge prijs. De omzet over 2015 bedroeg volgens de boeken 1.430.980 kg. Hiermee is Semuliki een serieuze speler geworden op de cacaomarkt in Uganda.
De vraag is, of men zich hiervan voldoende bewust is. De inkoopprijs van de cacao is op dit moment ruim € 2,10 per kg cacao. Een omzet van een kleine € 3.000.000 is een omzet die ik zelf in Nederland niet dagelijks tegenkom. Hoewel de omzet erg hoog is, is de marge die Semuliki maakt beperkt. Dit omdat ze zoveel mogelijk van haar opbrengst betaalt aan de boeren voor hun cacao.
De wereld van kwitantieboekjes en contante betalingen
Er vinden ontzettend veel financiële transacties op één dag plaats. Het zijn bijna allemaal contante betalingen. Alleen de beide afnemers in Kampala maken het geld over naar de bankrekening van Semuliki. Dit geld wordt vervolgens van de rekening gehaald om onder andere alle cacao, arbeiders, vervoerskosten, bouwkosten te kunnen betalen.
Men is op dit moment een gebouw aan het bouwen. Het huidige gebouw wordt gehuurd. Verschillende stafleden doen betalingen. Ze schrijven kwitanties uit, tekenen die zelf en laten die ondertekenen door de ontvanger. Er zijn verschillende kwitantieboekjes in omloop. De kwitanties worden niet uit de boekjes gescheurd en verzameld. Als een boekje vol is begint men in een nieuwe.
De accountant aan het werk
De accountant maakt iedere twee weken een overzicht van de ingekochte hoeveelheid cacao, de betaalde inkoopprijs van de cacao en de ontvangen verkoopprijs van de cacao. Vervolgens wordt de marge berekend. Op de door haar berekende marge wordt een aantal kosten in mindering gebracht (bijvoorbeeld transportkosten). Dit overzicht maakt ze in Excel en wordt niet gecontroleerd aan de hand van saldo’s of rekeningen. Ook worden lang niet alle uitgaven meengenomen.
Boekhouden 2.0
We zijn begonnen met het in beeld brengen van de financiële administratie en organisatie. Wie geeft welk geld uit en waar wordt dat opgeschreven? Vervolgens is samen met de accountant een boekhoudprogramma in Excel gemaakt. Hier kan alle financiële informatie verzameld worden. De accountant heeft een formulier gemaakt waarop het kassaldo aan het eind van iedere dag vermeld kan worden.
Nu kan gecontroleerd worden of de inkomsten en uitgaven kloppen met het kasverschil. We hebben (standaard) grootboeknummers gebruikt om de in- en uitgaven te categoriseren. Ook natuurlijk om haar voor te bereiden op een officieel boekhoudprogramma. Vervolgens hebben we voor een aantal dagen alle financiële transacties in het nieuwe Excel programma verwerkt.
Factuur? Hop, in de ordner
Op de laatste dag hebben we samen een presentatie gegeven voor de rest van de stafleden. Hierin heeft de accountant aangegeven wat het belang is van een goed financieel management. Het op één plaats bewaren en bijhouden van alle financiële transacties, het controleren van de kas, maar ook het bewaren van de facturen in ordners kwam aan de orde. Vervolgens hebben we aan de hand van kleine voorbeelden de principes van accounting besproken.
Vergroten afnemerskrediet?
Tot slot zijn de bezittingen en de schulden op dat moment besproken. Hopelijk heeft dit eveneens gezorgd voor een de nodige bewustwording. De voorraad cacao bedroeg op die dag namelijk 142 ton (waarvan 90 ton in de opslag en 52 ton onderweg naar Kampala). Van deze voorraad was (slechts) 19 ton betaald. De rest van de groepen kregen pas betaald nadat de afnemers het geld aan Semuliki hadden betaald. In feite leent Semuliki dus geld van de groepen (afnemerskrediet). Binnenkort moet er afgelost worden op de lening. Het vergroten van het afnemerskrediet lijkt de enige mogelijkheid om aan de aflossingsverplichting te voldoen. Dit lijkt te komen omdat alle winst wordt geïnvesteerd in de gebouwen. Hierdoor is het werkkapitaal niet toegenomen. De omzet, en dus het geld wat nodig is om cacao in te kopen, is wel groter geworden. Het is de vraag of de staf voldoende doordrongen is van de groei van het afnemerskrediet. Het groeit geleidelijk en is lastig traceerbaar. Vooral als het financiële overzicht ontbreekt.
De gemaakte afspraken
Semuliki is inmiddels een organisatie met een grote omzet, waar veel financiële transacties per dag plaats vinden, die een hele goede functie vervult voor veel kleine boeren. Afgesproken is dat alle financiële transacties vanaf 1 januari 2016 worden ingevuld in het Excel-programma. Een klus, die nu voornamelijk bij de accountant ligt. Het belangrijkste doel van het Excel-programma is dat men overzicht krijgt over de totale geldstroom en de geldstroom gecontroleerd kan worden.
Er lijkt meer voor nodig om het financiële management van Semuliki mee te laten groeien met de omvang van de organisatie. Welke takenpakketten passen er bij een organisatie van deze omvang? Welke competenties vraagt iedere functie? Wie vervult welke taken op dit moment binnen Semuliki en wie heeft welke competenties? Semuliki is ook meer dan alleen financieel management systemen of bijpassende afspraken en regels. Is er een gedeelde ambitie? Sluiten we met de gekozen oplossing voldoende aan bij de cultuur van Semuliki? Het bespreken van deze vragen en het opnieuw in elkaar leggen van de organisatiepuzzel kan helpen om een verandering teweeg te brengen.
Ik hoop samen met Agriterra (Taco Hoekstra en Bertine Schieven) een zetje in de goede richting te hebben gegeven. Het was in ieder geval een geweldige ervaring die ik niet had willen missen.
Pieteke Atsma
Bekijk de video op: https://youtu.be/GPBjN8vQMDo
